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【新加坡公司注册小知识】 非消费税注册的新加坡企业财务记录保存指南

新加坡税务局要求

新加坡的企业需要保留哪些类型的记录?

企业需要保留的记录类型包括:

a)证明所有商业交易的原始文件,例如从客户/供应商发行或接收的收据,发票,凭证,其他相关文件,银行对帐单;

b)会计分类帐,明细表和日记,记录企业的资产和负债,收入和支出,损益;和

c)与您的业务有关的任何其他书面交易证明。

为什么要保留记录?

良好的记录保持做法是开展业务的重要组成部分。拥有良好的记录保存做法可以通过以下方式使您受益:

a)制定更好的业务决策;

b)了解其业务的财务状况(例如,损益状况,是否存在内部欺诈或盗窃(如果有);以及

c)减少提交所得税申报表和答复IRAS查询(如果有)所需的成本和精力。

企业所有者和公司董事有责任确保保留正确的记录。您应该建立一个记录保存系统,以确保您的所得税申报单得到所需文件的适当支持。

如何保存您的记录?

手动记录

a)手动记录保存是以物理形式记录您的业务交易。手动记录的示例是记录簿,收据和实物发票。商业交易必须得到原始文件的支持,例如来自供应商的发票/收据,以及开具给您的客户的发票/收据的复本/副本。

b)手动保存记录时,必须确保以清晰易读的方式保存所有记录。

例如,您应该保留打印在纸上的收据的复印件,以防原稿随着时间的流逝而褪色。

电子记录

a)可以使用计算机和/或会计软件以电子方式保存记录。这包括使用Microsoft Office应用程序,现成的会计软件,定制的会计软件和图像系统。如果源文件以电子方式保存,则无需保留源文件的实物副本以证实您的业务交易以进行税务处理。

b)企业无需出于税务目的而以新加坡国内税务局(IRAS)格式保存其记录就无需获得新加坡国内税务局(IRAS)的批准。但是,企业应确保采取适当的内部控制措施,以确保电子记录的完整性,完整性,准确性,可用性和可靠性,包括所有适用的电子交易。

以电子方式保存记录的优点包括:

  • 快速,高效和准确地记录您的业务交易(包括客户详细信息,付款详细信息和库存/库存详细信息等详细信息);
  • 及时了解您的业务绩效,以便您可以提前计划并预测业务需求;
  • 方便保存发票,并易于生成汇总和报告,以履行您的税金和其他业务报告义务;
  • 与手动记录相比,所需的存储空间更少;
  • 促进记录的备份,并在发生盗窃或自然灾害时将备份记录保存在更安全的地方。备份记录将使您的业务受益。如果您的业务记录丢失或被破坏,则有责任利用其他相关文件来复制您的记录。

会计软件是一个有用的工具,可以帮助企业改善其记录保持做法和税务合规性。对于符合IRAS技术要求的会计软件列表,企业可以参考会计软件寄存器(“ ASR”)。

手动记录与电子记录

a)手动记录保存系统对于交易量小的企业可能就足够了。但是,随着业务的扩展和交易数量的增加,手动记录保存系统可能不再能够满足您的需求。例如,一家拥有许多门店的零售商会发现电子记录保存系统在管理其业务记录方面更有用;

b)使用电子记录保存系统将降低人工成本,因为您不必手动跟踪每笔业务交易。对于原始单据(例如收据,发票,凭证),您可以将其保留为物理或电子形式。

您的业务记录必须保持最新状态,并且这种方式应使新加坡国内税务局(IRAS)能够验证您在所得税申报表中陈述的数字。

在没有记录的情况下,新加坡国内税务局(IRAS)将参考可用资源来估计您的业务绩效。如果记录不足,则可能不允许支出索赔和其他索赔(例如,资本津贴)。

保存记录多长时间?

根据《所得税法》,有责任缴纳所得税的企业必须至少保留其记录五年

出于税收目的,公司和有限责任合伙企业(“ LLP”)还必须在该日期之后至少保留公司和/或LLP的记录至少5年。公司和/或LLP被解散/解散/破产。在公司/有限责任合伙公司解散之前,由公司/有限责任合伙人的高级职员负责停止业务运营后保留记录。在清算的情况下,保留记录的责任将由公司/ LLP的清算人承担。

除了出于所得税和商品及服务税目的的记录保留要求之外,还可能要求企业保留其记录以满足相关法规(例如《公司法》)的法定要求。鼓励企业确保符合这些要求。

不遵守规定的含义

请务必遵守本《电子税收指南》中规定的要求。根据《所得税法》第67条(请参阅《所得税法》第94条),不遵守该规定可能构成犯罪,这可能导致:

a)新加坡国内税务局(IRAS)尽其最大的判断来估计所赚取的收入;

b)不允许支出索赔和资本津贴;和/或

c)处以罚款。

根据《所得税法》,最高可处以$ 1000新币的罚款(默认情况下,最高可判处六个月监禁)。

记录保存要求

收入记录

企业必须保留有关其收入的所有交易记录(包括原始文件),并能够解释所有交易。所需的记录包括:

a)发行的带有序号的收据/凭证或收银机磁带,作为所有销售交易的证明;

b)房东和房客双方签署的租赁协议,作为租金收入的证明;

c)记录用于私人消费的存货的清单;

d)退货的贷方通知单;

e)导出文件,例如交货单,提货单,航空货运单,出口许可证;

f)已经收到付款的证明(例如银行对账单);和

g)与客户签订的合同/协议。

如果使用销售收据来支付您的业务费用或购买,则必须记录所使用的销售收据并将其包括在销售中,包括从您公司现金中提取的个人图纸。请注意,销售将在您的所得税申报表中以“收入”形式报告。

业务费用记录

企业必须保留其业务记录的所有记录(包括原始文件),并能够解释所有与业务支出有关的交易。所需的记录包括:

a)销售发票,税务发票,简化的税务发票或收到的收据作为所有业务费用的证明;

b)为收到的服务付款的付款凭证以及与服务提供商签订的相关合同/协议;

c)员工薪酬支付凭证;

d)雇主提供公积金的证明;

e)房东和房客双方签署的租赁协议,作为租金支出的证明;

f)已经付款的证据(例如银行对帐单);和

g)反映批准董事费用的年度股东大会(“ AGM”)/临时股东大会(“ EGM”)的会议记录。

采购记录

企业必须保留有关其购买的所有记录的记录(包括原始文档),并能够解释所有交易。所需的记录包括:

a)销售发票,税收发票,简化的税收发票,从供应商处收到的收据或贷方票据,以及发给供应商的借方票据,作为所有购买交易的证明;

b)导入文件航空运单公司(“ AEC”)的提货单,航空货运单,进口许可证,子公司进口证明,向内汇总报告;

c)已经付款的证据(例如银行对帐单);和

d)与供应商签订的合同/协议。

会计记录和时间表

企业必须保留会计记录和时间表,以系统的顺序总结其业务交易。这些包括:

a)在每个会计期间结束时,库存/库存清单作为库存/库存证明;

b)销售清单作为收入交易的证明;

c)购买清单作为购买交易的证明;

d)总账记录资产和负债以及收入和支出;

e)公共交通费用,海外旅行费用和娱乐费用的详细时间表;和

f)固定资产时间表。

会计年度的会计记录和时间表可用于准备企业的损益表和资产负债表。

新加坡国内税务局(IRAS)还针对特定行业的企业(独资经营者/个体经营者)发布了记录保存指南和模板,以帮助其保存记录。

如果新加坡国内税务局(IRAS)要求提供解释,则企业必须保留说明这些会计记录和明细表是如何得出的原始文件(例如收据,税务发票,凭证,其他相关文件)。如果不保留原始文件,则可能导致新加坡国内税务局(IRAS)行使其最佳判断力来估计所赚取的收入,拒绝就费用和资本津贴提出索赔,并处以罚款。

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