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新加坡公司法要求公司举行股东周年大会(AGM),除非公司通过股东决议案选择不举行股东周年大会。如果公司选择不举行股东周年大会,则所有要在股东周年大会上处理的事项都可以通过书面决议的方式解决。

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什么是股东周年大会?

 

年度股东大会是每个日历年按指定时间间隔召开的股东大会。这次会议赋予公司股东参与要求公司批准的某些决定的权利。年度股东大会的主要目的之一是考虑公司的财务报表,股东必须以简单多数为基础批准该财务报表。

 

 

 

股东周年大会时间表

 

新成立的公司必须在成立后18个月内结束财务年度。 财务年度结束后6个月之内举行股东周年大会。

 

选择不召开周年股东大会

 

如果所有成员都通过了免除召开年度股东大会的决议,则私人公司无需举行年度股东大会。公司可能会对在股东周年大会上提出的事项通过书面决议。经公司和会员同意,书面决议可以通过印刷本或其他清晰的形式(例如电子邮件)分发。

 

股东周年大会流程

 

在年度股东大会上,公司向会员介绍其财务报表,并回答有关业务的任何疑问。

年度股东大会是在会议主席的指导下进行的,会议主席通常是董事会主席。如果贵公司的章程未指定主席来主持会议,则可以在股东周年大会上选出任何成员来履行职责。

 

公司秘书-或指定的秘书服务-必须为股东周年大会准备任何必要的文件(例如公司章程)。

进行年度股东大会时,请注意以下事项。

  1. 除日常事务外,会议应仅处理已发出通知的决议。

普通业务在您公司的文章中进行了定义,并且可能包括以下主题:

  • 股息派发
  • 任命董事/审计师
  • 高级管理人员和董事的薪酬
  • 审议账目和资产负债表

除此以外的主题可能被视为特殊业务。股东周年大会通告中应提及会议上除普通业务外的任何决议。 [注意]如果您对通知中未提及的主题进行投票,则该决议可能无效。这是因为具有投票权的成员在会议期间可能会缺席,并且对此事一无所知。请注意,成员也有权为会议提出决议。但是,它们必须承担发布此类决议的费用。

 

  1. 确保您达到法定人数

法定人数是必须参加股东周年大会的最少会员人数,该人数才被视为有效。

如果您的公司章程中未明确规定法定人数,则最低人数为两名成员(或其代理人)。

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  1. 确保正确指定了代理。

代理人可以出席会员大会并代表会员投票。代理不必是您公司的成员。

委任代理人的程序应在您公司的章程中;该程序可能适用于所有会议,或仅适用于当前会议。

确保使用代理的成员已遵循这些步骤。

 

  1. 确保正确呈现公司财报。

董事负责提交以下文件:

  • 财务报表
  • 资产负债表
  • 董事报告
  • 审计报告(如果适用)

这些材料还应至少在会议召开前14天与年度股东大会通告一起发送。这将使成员能够为董事准备问题。

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  1. 确保对各种决议进行适当的投票。

贵公司的章程涵盖了成员的投票权以及投票程序。

通常,除非有特殊情况,否则所有成员都有投票权(例如,在公司通知后未支付已发行股票的成员的投票权可能会被剥夺)。

投票是举手或投票。但请注意,除非公司的《宪法》允许这样做,否则通常不允许举手投票。

 

  1. 结束年度股东大会

年度股东大会的会议记录必须以书面记录,并由公司董事长签名。然后,公司必须在BizFile +上提交年度申报表。

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